3 errores habituales al implantar un ERP

 

• ¿Por qué debería implementar un sistema ERP?
• Los principales errores que impiden que un ERP sea un éxito
• Errores internos de un ERP
• Errores en la elección de un partner tecnológico

Un sistema ERP es un software complejo que requiere mucha planificación a la hora de implantarse. Los errores que se pueden presentar son de muchas tipologías y algunos son evitables si se tienen en cuenta las precauciones adecuadas.

 

En este artículo queremos compartir contigo nuestra experiencia en la implementación de ERP y en qué fallan con mayor frecuencia este tipo de proyectos.

 

¿Por qué debería implementar un sistema ERP?

Las razones por las una empresa decide implementar un ERP son muy diversas, como puedes comprobar en el gráfico que puedes ver bajo estas líneas, extraído del estudio realizado por Panorama Consulting con fecha de 2018.

 

 

La más habitual es mejorar el rendimiento del negocio, evidentemente. Un ERP automatiza muchas de las tareas más habituales en el sector industrial, optimizando cadenas de producción, flujos de trabajo y procesos que, de otra forma, podrían requerir mucho tiempo y recursos.

La segunda de las razones más habituales, y así lo hemos podido constatar según nuestra experiencia, es la colocar a la empresa en un posición competitiva que permita su crecimiento, tanto nacional como internacional.

Gracias a los sistemas ERP la empresa puede mejorar sus plazos de entrega, así como coordinar diferentes regiones, tipologías flexibles e incluso tipos mixtos de MTS, MTO, ATO, CTO, ETO y repetitivos.

Servir mejor a los clientes y reducir el capital humano son otras dos de las razones más importantes por las que una empresa decide implantar un sistema de ERP, seguidas de cerca por mejorar la integración de los sistemas en múltiples regiones, sustituir una tecnología obsoleta, para adaptarse a socios y partners clave en el negocio y para mejorar el sistema de informes que permita a la empresa tomar las decisiones clave necesarias para avanzar.

 

Los principales errores que impiden que un ERP sea un éxito

El estudio que hemos mencionado también subraya hechos clave a la hora de analizar qué deben tener en cuenta las empresas si quieren evitar caer en los errores de implementación típicos que veremos a lo largo de este artículo.

Por ejemplo, entre los hechos constatados más preocupantes y que afectan directamente a la producción y buen funcionamiento en general de la empresa industrial, destacan:

 

• Que el 80% de los proyectos sufren retrasos y el 70% exceden el presupuesto planteado. Son dos cifras apabullantes, especialmente para el sector industrial, donde los retrasos pueden suponer un descenso en la eficiencia de los procesos y por tanto, la pérdida de potenciales o actuales ingresos.
  

 

• Además, la personalización, presente en el 90% de los proyectos, es otro de los handicaps más importantes a los que hay que hacer frente. Personalización significa mayor tiempo de implementación, y más disrupción en las operaciones.

 

• Por último, otra cifra preocupante. El 65% de las empresas consultadas para la realización de este estudio ha sufrido durante la implementación interrupciones o disminución de las operaciones. No hace falta decir en impacto que esta cifra puede tener en el balance de dichas operaciones, sobre todo teniendo en cuenta que en el 50% de los casos, estas disrupciones son de entre 1 y 2 meses y en el 30%, más de 2 meses.

 

¿Cómo evitar que los errores más comunes lleven aparejados estos datos tan poco favorables para la empresa?

 

Vamos a revisarlos uno a uno.

 

Errores internos de un ERP

Los errores más habituales no solo están presentes en los factores externos a la empresa. De hecho, y según nuestra experiencia, el compromiso y la capacidad de la organización para involucrarse son la llave del éxito.

 

Entre los errores internos más habituales, se encuentran:

1/ Falta de apoyo de la dirección de la compañia

El primero de los errores que queremos señalar es tan frecuente como perjudicial para todos los implicados en el proceso.

 

Si la dirección no apoya un proceso que dura de media un año, sucederá lo de siempre: comenzará con mucho brío y terminará perdiendo fuelle.

 

La dirección debe ser la primera que se comprometa con dedicación, recursos materiales y capital humano (de media, se involucra a cinco personas de la empresa).

2/ Falta de compromiso interno

La dirección no es la única que debe empujar el proyecto de principio a fin. Sin el compromiso de los usuarios que serán los que finalmente utilizarán el sistema ERP y se beneficiarán de sus ventajas, el proyecto tendrá menos probabilidades de triunfar.

3/ Expectativas irreales

Un ERP es una herramienta de gran potencia para mejorar los procesos empresariales industriales, pero no es la panacea.

Si los flujos de trabajo son poco eficientes o hay defectos en la arquitectura organizacional de la empresa, un ERP no podrá solucionarlos.

Por eso, con frecuencia, este proceso es un excelente punto de inflexión para que la organización reflexione y examine dichos procesos y operaciones.

4/ No estimar correctamente la envergadura del proyecto

Aunque no hay por qué tener miedo, la implementación de un ERP es un proceso complejo y no podemos obviar la envergadura ni de los cambios, ni del tiempo que requerirá la planificación y ejecución del mismo.

 

Para reducir el riesgo de incumplir estas protecciones (y las posibles multas derivadas) es necesario una correcta recopilación de los mismos, así como un acceso rápido para su modificación, cancelación o supresión.

5/ Falta de control y seguimiento

Este proceso no acaba cuando termina la implementación. El seguimiento del proyecto para evaluar su eficacia y el control de los indicadores que determinarán si ha sido un éxito o no, es otro de los factores que repercuten en un retorno de la inversión positivo.

 

Errores en la elección de un partner tecnológico

El partner implantador, su experiencia, su trayectoria y su tasa de éxito, es otra de las claves a la hora de evitar los problemas al migrar un erp.

1/ Falta de tecnología adecuada para instalar un ERP

Sin los instrumentos necesarios o con unos que no respondan a las necesidades de la empresa, poco podemos hacer.

 

Por eso, lo primero que debes tener en cuenta es si el partner tecnológico que estás considerando cuenta con la tecnología necesaria para resolver los problemas a los que te enfrentas.

 

Además, la experiencia y la composición del equipo de tu partner tecnológico, son otra de las características que no debes pasar por alto.

 

2/ Estimación real o incompleta

Como hemos comentado, conocer la envergadura del proyecto es clave para que no se produzcan retrasos o interrupciones en los procesos empresariales.

 

Esta precaución es tan válida para la organización, como para el partner, que por su inexperiencia o falta de comunicación con la empresa, puede caer en el error de estimar el trabajo de forma poco eficiente.

 

3/ Falta de metodología en la implementación del ERP

Por último, pero no por ello menos importante, la metodología importa.

 

Y mucho. Cuando un partner es capaz de sistematizar la multitud de piezas móviles que tiene la implementación de un ERP, surge una metodologia.

 

Con el transcurso de los proyectos, esta metodología se testa, se refina, se pone a prueba.

 

Cuando no se realiza este proceso, el partner puede poner en riesgo todo el proyecto, multiplicando los errores de implementación.

 

¿Has experimentado alguno de estos errores al implantar un sistema ERP? Te esperamos en los comentarios para conocer tu punto de vista.