El nuevo “Programa de adopción de acceso digital” (DAAP) de SAP, resultado de un nuevo compromiso con los usuarios después del criticado lanzamiento en abril de 2018 del nuevo modelo de ventas, auditoría y fijación de precios llamado “Acceso indirecto” ya está aquí. Y está generando mucha polémica.
Este nuevo cambio, fruto de sinceras conversaciones con los clientes y con la idea de ser más transparente, tiene como base la diferenciación entre el acceso directo humano a su software y el acceso digital indirecto.
Nueva estructura de licencias de SAP: qué necesitas saber
Hasta el lanzamiento del nuevo modelo de licencias, había tres formas de acceso al sistema de SAP:
- Acceso directo humano. Se entiende por acceso directo el de aquellas personas que acceden directamente al software para ejecutar acciones.
- Acceso a las aplicaciones. Similar al anterior, es el acceso que una persona realiza a las aplicaciones de SAP como Ariba, Concur u otras muchas. Están reguladas por las licencias de acceso a las propias aplicaciones.
- Acceso indirecto. Por último, el acceso de personas, dispositivos o robots al corazón digital de SAP, su ERP o la base de datos S/4HANA. Este acceso, que detallaremos a continuación, puede realizarse de cualquier forma y mediante software de terceros o intermediarios.
El cambio más radical del nuevo licenciamiento de SAP se centra en este tipo de acceso, el indirecto, que cambia sustancialmente con respecto a cómo se contabilizaba con anterioridad.
Documentos comunes en un ERP y su vinculación con las licencias SAP
Ahora, el acceso indirecto se contabiliza mediante el número de documentos o registros solicitados, agrupado en los tipos más comunes que solemos encontrar en un ERP:
- Ventas
- Facturas
- Compras
- Servicios y Mantenimiento
- Producción
- Gestión de la Calidad
- Gestión del Tiempo
- Financiero y Materiales
Como es lógico, para las empresas más pequeñas, la contabilización de este tipo de documentos puede resultar sencilla, mientras que para otros, puede suponer un desafío importante contar las líneas de pedido, especialmente porque durante un breve periodo de tiempo, no existió la herramienta necesaria para contabilizar este tipo de conteo.
Pero eso no es todo, porque hay que señalar que existe un factor para calcular la tarifa de la licencia para cada tipo de documento. Para documentos financieros y materiales, hay que multiplicar por 0,2, mientras que para el resto de los documentos hay que multiplicar por 1.
Por último, este cálculo afecta únicamente a la creación de nuevos documentos. En el caso de lectura, actualización o eliminación, no se aplica tarifa alguna.
Qué implicaciones tiene el nuevo sistema de licencias de SAP
A pesar de que SAP espera que esta modificación sea más transparente y sencilla de entender para los clientes actuales, la realidad es que este nuevo sistema de licencias es algo confuso e implica cambios en los contratos con la multinacional.
Cómo te ayuda SAP
SAP entiende que debe ayudar a sus actuales clientes a determinar el acceso indirecto a sus sistemas, algo difícil de cuantificar para determinadas empresas.
Por eso, ha puesto en marcha una serie de medidas.
Para los entornos de nube, el Equipo de Auditoría y Cumplimiento de Licencias Globales de SAP ayudará a los clientes a determinar la cantidad de documentos relevantes para la licencia.
Para los sistemas locales, el cliente puede implementar Paquetes de Soporte que contienen la herramienta SAP Passport Tool. Esta herramienta estima el número de documentos creados actualmente.
Además de esta herramienta, SAP ofrece ayuda a través de su Servicio de Atención al Cliente. Este servicio se ofrece a ayudar a los usuarios a usar las herramientas o instalar el paquete de soporte.
Descuentos masivos en licencias SAP
Otra de las acciones que SAP ha puesto en marcha para intentar frenar las duras críticas que ha recibido el nuevo sistema de licencias es ofrecer descuentos masivos.
Estos descuentos afectan a los que desean cambiar al acceso digital. Los clientes que licencia el 115% de los documentos contabilizados, sólo tendrían que pagar el 15%, de forma que el cliente obtiene las licencias para los documentos que necesita en la actualidad prácticamente gratis.
No es sencillo entender el nuevo sistema de licencias de SAP, especialmente si desconoces cuál es el estado de los accesos de tu empresa. Por eso, te recomendamos que consultes los detalles de tu contrato y cuál es tu situación actual y qué previsiones de futuro se plantean para tu empresa.
Joxe Etxeberria, Director unidad SAP.
Más de 20 años de experiencia en SAP. Especialmente centrado en procesos de negocio industriales y con una clara orientación hacia el cliente.
