¿Cuánto tiempo tardas en cotizar y enviar una oferta a tus clientes?

El departamento comercial, como el resto de las áreas de la empresa, no está exento de problemas de operatividad diaria.
 
Con la particularidad de que independientemente del sector al que pertenezca, sobre este departamento recae la responsabilidad de conseguir un mayor volumen de operaciones y la conquista de nuevos mercados.
 

La complejidad del trabajo comercial

El área comercial, especialmente cuando se trata de productos o servicios complejos, personalizados o que requieren un cumplimiento normativo riguroso, puede verse inmersa en un proceso largo y complicado para dar una respuesta ágil a las ofertas de cliente.
 
Son muchas las tareas que pueden ralentizan más de lo deseado esta labor: intercambio de emails con el cliente, llamadas a personal especialista de fábrica, más intercambio de planos, emails, manejo de distintas versiones de hojas Excel y un largo etcétera.
 
Así y finalmente, a la hora de preparar una oferta comercial debemos tener en cuenta muchos datos procedentes de distintas fuentes: los del propio cliente, los procedentes de nuestros propios productos, o de los diferentes emails que nos intercambiamos tanto con el cliente como con nuestros propios técnicos.
 
Por último, y como hemos comentado, es muy frecuente la necesidad de incorporar información procedente de catálogos de distintas líneas de producto, aplicando la tarifa adecuada en cada caso…
 
Todo ello supone más papeleo y gestiones administrativas que además del tiempo requerido hacen perder el foco en la venta propiamente dicha.
 

Cómo lograr un proceso eficiente de creación de ofertas comerciales

Optimizar este proceso comercial es posible gracias a herramientas como repcon Pricing & Quoting.
En esta herramienta podemos incluir todos aquellos datos clave que nos permitan cotizar y crear ofertas con precisión y rapidez.
 
Para ello se le guía al usuario a través de distintas preguntas relacionadas con el producto o servicio requerido. A medida que se van contestando, se deducen o limitan nuevas preguntas u opciones posibles. De esta forma el usuario es asistido de forma inteligente durante todo el proceso, con el fin de obtener ofertas atractivas y consistentes, en poco tiempo.
 

Caso de éxito de generación de ofertas comerciales con repcon Pricing & Quoting

Para ilustrar el funcionamiento de este proceso de generación de ofertas pasamos a exponer el caso de Ofita, empresa fabricante de soluciones espacios de trabajo, ofrecen soluciones personalizadas desde hace más de 50 años, con clientes de la talla de Roche, Edp o Puig, entre otros.
 
Como otras muchas empresas con las que hemos colaborado en los últimos años, Ofita tenia algunas de las casuísticas que hemos visto a lo largo de este artículo: un portfolio de productos cada vez más elevado, y a su vez cada uno de ellos con múltiples posibilidades con una intensa variación en poco tiempo, como es el caso de las telas de tapizado.
 
Esta problemática, combinada con una comercialización cada vez más internacionalizada, convertía la personalización de producto en un factor diferenciador e imprescindible. Además, se requería una herramienta manejará los aspectos multiidioma y multimoneda, de una forma ágil y sencilla.
 
En definitiva, la decisión trataba de automatizar el proceso y disponer de un “asistente virtual” en 24×7 para toda su red comercial, desbloqueando el cuello de botella que en ocasiones se convertía el departamento de oficina técnica.
 
A pesar de contar con un CRM, Ofita era consciente de que su sistema de cotización y presentación de ofertas comerciales no era capaz de llegar al nivel de personalización que su negocio requería, ante el contexto y los nuevos retos en el que ya se encontraban.
 
Gracias a la integración con su CRM Salesforce, el equipo comercial de Ofita puede generar ofertas dinámicas basadas en datos actualizados de todo su portfolio de productos con todas las especificaciones que requiere una oferta comercial compleja, tanto a nivel de opcionales como de tarificación.
 

 

repcon configurator, un paso más allá de la Oferta

Una vez el proceso comercial avanza, y el cliente acepta la oferta, se activan nuevos pasos.
 
En cada empresa este proceso puede ser diferente. Desde las que trasladan la oferta al pedido de una forma totalmente similar ya que el producto se encuentra totalmente definido, hasta las que sea necesario acabar de definir más información que no afecta al precio, pero sí quizá es necesaria para poder realizar la fabricación final del producto, determinar su lista de materiales(BOM), u operaciones, verificaciones, trabajos o pautas de control a realizar.
 
Para todo este proceso definición del pedido repcon configurator es el complemento a repcon Pricing & Quoting, que va a permitir automatizar procesos como la generación de la lista de materiales (Bill of materials) o la ruta con las operaciones de fabricación que deben realizarse.
 
Es cierto que en muchas de las implementaciones que hemos llevado a cabo se han dado diferentes flujos de incorporación de funcionalidades: en algunos clientes nos hemos encontrado con una problemática de producción que se ha resuelto con repcon configurator y se ha completado con repcon Pricing & Quoting y en otros ha sucedido justo, al contrario.
 

Características de repcon Pricing & Quoting

Para cerrar este artículo sobre la elaboración automatizada de ofertas comerciales vamos a repasar las principales características de repcon Pricing & Quoting.
 
Configuración de productos\servicios personalizados.

A través de distintas preguntas que se van encadenando de forma inteligente según las lógicas marcadas por la compañía. El usuario se ve asistido para la elección de las características, opciones y/o componentes que requiere, de una forma consistente y controlada, sin perderse entre una ingente variedad de códigos y combinaciones.
 
En todo momento podrá además consultar las ayudas disponibles por cada característica u opción, que pueden incluir imágenes, planos explicativos o incluso acceso a videos.
 

Finalmente podrá también adjuntar fotos, croquis u otro material ser de interés para la especificación de la oferta en cuestión.
 

Aplicación de tarifas y precios en base a reglas corporativas.
Como resultado se obtendrá un presupuesto desglosado a distintos niveles, según se requiera. Aplicando automáticamente la política de precios y tarifas que se defina (zona, área, tipo cliente, cliente…), e así como otras reglas o cálculos más particulares dependiendo de una condición dada.
 

Es posible también, establecer distintos niveles de descuento, márgenes máximos, etc…según el usuario conectado y los condicionantes que se quieran establecer.
 

Configuración asistida geométrica en 3D.
Poder visualizar el producto de una forma gráfica mientras se está elaborando la oferta es un plus que resulta muy útil, a la vez que atractivo de cara al cliente.
 

El visor geométrico de repcon Pricing & Quoting, permite no solo la visualización en 3D del producto o proyecto, mediante distintas texturas, iluminaciones o reflejos, sino que además el usuario puede interactuar con la escena de distintas formas, mediante la utilización de distintas acciones:
 

• Posicionar distintos elementos geométricos con drag&drop.
• Posicionar iconos y textos en distintos tamaños sobre las propias geometrías.
• Detección de colisiones geométricas.
• Reglas geométricas: por ejemplo, establecer un margen mínimo de separación.
• Transparencia global y por partes.
• Cambios de vista movimientos de cámara, además de zoom +/-

 
Todos estas funcionalidades son de especial relevancia en productos con problemática de configuración de módulos combinables, restricciones geométricas, o productos con logotipos o serigrafiados particulares para cada solución de cliente.
 
Como resultado se puede obtener también, fichas técnicas con las distintas vistas, o incluso los planos en dwg resultantes del diseño final.
 
Generación de documentación comercial.
Porque no todas las ofertas requieren de la inclusión de la misma información, esta funcionalidad permite generar de forma dinámica una oferta personalizada para el cliente. Incluso la información que se trata por pantalla a nivel comercial, no tiene porqué ser la misma que se desea sacar en el documento a entregar al cliente.
 
El módulo de generación de documentación de Repcon Pricing & Quoting, funciona a través de distintas plantillas, concatenación de documentos, así como reglas específicas en caso necesario, que le permite dotar de la versatilidad y facilidad de mantenimiento, que el proceso necesita.
 
Los documentos resultantes pueden tener por objeto tanto el documento oferta, como otros documentos que puedan ser necesarios: Fichas técnicas, manuales, guías de instalación… Todos ellos en el formato que se seleccione, dependiendo del caso: PDF, Word o Excel.
 

 
Generación de documentación técnica – planos
Permite la generación de planos 2D basados en plantillas, combinaciones de archivos DWG, y puntos de inserción. Además, también incluye la conversión directa a formato PDF, por si el usuario final no dispone de visor de ficheros DWG. Quedando así almacenados junto con el resto de la Oferta para su consulta en cualquier momento.
 
Integrado ERP, CRM, u otros sistemas relacionados.
La digitalización del proceso de oferta, no se puede ver de forma aislada al resto de la empresa y por tanto sus sistemas, en los que puede residir información necesaria para el proceso como tarifas, descuentos por cliente o incluso la transmisión del pedido al ERP en el caso de aprobación de la Oferta.
 
Repcon Pricing & Quoting está integrado con los principales ERPs y CRMs del mercado, e incluso con otros sistemas o máquinas de planta que requieran de la definición de producto personalizado u otra información.
 
Multi-idioma. Cuando hablamos de que repcon es multi-idioma nos referimos a la capacidad de la plataforma para soportar distintos idiomas incluidos aquellos con caracteres no latinos, de especial interés en mercados como el asiático.
 
Consta además de utilidades de export/import de contenidos propios de la compañía, facilitando la traducción de los mismos. No olvidemos que la herramienta almacena la base de definición sobre los productos y servicios de la compañía, y cuyas traducciones por tanto son del ámbito del propio negocio, y deben poderse mantener desde la propia compañía.
 
Categorización, Roles y privilegios.
Una de las características más destacadas de repcon es que permite aplicar categorías y roles de usuario, de tal forma que dependiendo del momento del proceso o del rol del usuario conectado, será necesario contestar a más o menos preguntas, o podrá realizar unas u otras acciones.
 
Por último, no queremos terminar este artículo sin señalar que nuestra trayectoria de más 17 años en el ámbito de la configuración y cotización, nos dota del expertis necesario para ofrecer la solución más adecuada a cada empresa, dependiendo de su negocio y contexto.
 
Así realizamos el acompañamiento necesario para la implementación de la herramienta en nuestros clientes, comenzando normalmente por un proceso racionalización, así como generalización del proceso, con el objetivo de que partan de un escenario óptimo para sacar el máximo provecho de las herramientas tecnológicas.
 
En ocasiones, a través de distintas fases iterativas, con las que además ir obteniendo mejoras en un corto plazo de tiempo.
 

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