Ley “Crea y Crece”

Hablamos con David Montia, Responsable de Desarrollo de Negocio – Soluciones repcon, en Semantic Systems.

¿Podrías comenzar dándonos una breve descripción de la ley española » Crea y Crece?

 
Esta ley nace en el contexto de los Planes Next Generation UE, a raíz de los cuales el Consejo de Ministros aprobó en 2021 el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia español.
 
El Plan fue elaborado en cumplimiento del Reglamento (UE) 2021/241 del Parlamento Europeo y del Consejo, de febrero del 2021, por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia.
 
La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (“Crea y Crece”) nace con el objetivo de proveer un marco jurídico que impulse la creación y el crecimiento empresarial de una forma ágil y flexible, dando respuesta, también, a algunas recomendaciones específicas realizadas por diferentes organismos internacionales en los últimos años para mejorar el clima de negocios y aumentar la demografía empresarial en España.
 
Esta es una Ley del Ministerio de Economía y, como su nombre indica, tiene dos objetivos principales:
 

• Facilitar la creación de empresas
• Favorecer el crecimiento de las empresas

 

¿Qué relación tiene esta ley con la Factura Electrónica?

 
Entre el paquete de medidas que contempla la ley encontramos reformas que buscan mejorar el clima de negocios para facilitar el crecimiento de las empresas, y hay un objetivo claro de lucha contra la morosidad ya que es una de los factores principales que limita dicho crecimiento y es, claramente, una asignatura pendiente en España.
 
Pues bien, la Ley impulsa el uso de la Factura Electrónica, convirtiéndola en obligatoria, ya que será un mecanismo que permitirá reducir la morosidad, puesto que cuando digitalizas un proceso, das visibilidad a los datos de dicho proceso, en este caso los datos de gestión de las facturas como el cumplimiento de los plazos de pago y permite darles dándoles visibilidad.

¿Cuándo entra en vigor la Ley Crea y Crece?

 
La Ley Crea y Crece se publicó en el BOE el 29 de septiembre de 2022, por lo que la entrada en vigor fue a los 20 días de su publicación, a excepción del capítulo V (nuevo régimen jurídico para las plataformas de financiación participativa) que entrará en vigor a partir del 10 de noviembre de 2022 y del artículo 12, relativo a la facturación electrónica que tiene diferentes plazos.

¿Y la nueva normativa de Factura Electrónica?

 
En el ámbito de Factura Electrónica, se va a redactar un reglamento y la Ley da un plazo máximo de 6 meses para hacerlo. Además, dado que se introducen cambios importantes, la ley contempla plazos para que las empresas y profesionales puedan adaptarse a la nueva normativa una vez publicado el reglamento:
 

• Para las empresas con facturación anual superior a los 8 millones de euros: la fecha de entrada en vigor es 1 año después de la publicación del reglamento, es decir, como máximo el 31 de marzo de 2024.
• Para el resto de empresas y autónomos (facturación anual menor a los 8 millones de euros): 2 años después de la publicación del reglamento, es decir, como máximo el 31 de marzo de 2025.

¿Cuáles son los objetivos de la Ley Crea y Crece en materia de facturación electrónica?

 
Como hemos comentado, uno de los cambios más importantes y significativos es la introducción de la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las operaciones entre empresas y autónomos.
 
Los objetivos son varios, aunque todo se enmarca bajo el objetivo de la lucha contra la morosidad comercial:
 

• Utilizar los medios electrónicos para mejorar la transparencia de las operaciones.
  

• Favorecer la transformación digital del tejido empresarial, sobre todo de las empresas más pequeñas
  

• Reducir los costes de las transacciones entre empresas, especialmente entre las pymes españolas.
  

• Reducir la morosidad, mejorando la trazabilidad de las operaciones y el acceso a la información sobre los plazos de pago.

¿A quién afecta la obligatoriedad del uso de la facturación electrónica?

 
Para resumir: la Ley Crea y Crece afecta a todos. En su artículo 12, la ley especifica que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
 
Pero nos encontramos 3 casos diferentes:
 

• B2C: o sea entre empresas y personas físicas o entre autónomos y personas físicas (B2C). No hay cambios, si un cliente solicita la factura electrónica la empresa la tiene que proporcionar y si la empresa quiere enviar factura electrónica tiene que solicitar autorización al cliente.
  

• B2B: Operaciones entre empresas y/o autónomos. En este caso, todos están obligados tanto a emitirlas como aceptarlas y disponer de la capacidad de procesarlas y cumplir con el resto de normas del reglamento.
  

• B2G: Por su parte, las administraciones públicas ya exigen facturas electrónicas cuando realizan operaciones con otras empresas desde hace tiempo.

¿Qué tienen que hacer las para cumplir la nueva normativa de factura electrónica?

 
Para gestionar la Factura Electrónica será necesario hacer cambios tecnológicos en los sistemas de gestión de las empresas. En algunos casos cambios en el ERP o software de facturación que se está utilizando actualmente. En otros habrá que implementar software específico que completen aquello que el ERP no hace en este ámbito.
 
Para las facturas de clientes habrá que:
 

• Emitirlas en formato electrónico y garantizando la garantizar la Legibilidad, Autenticidad e Integridad (Firma Digital). Aquí hay que decir que los formatos están pendientes de determinar por el reglamento, pero no habrá muchos cambios ya que, la misma ley establece que se deben respetar los formatos usados actualmente.
• Los sistemas también tendrán que ser capaces de procesar las comunicaciones que envíe el receptor de las facturas, como el acuse de recibo, la aceptación (o no) de la factura y posiblemente las fechas previstas de pago.
• Conservar las facturas en un lugar donde puedan ser consultadas de forma electrónica durante un periodo de tiempo de, al menos, cuatro años. De manera que se pueda acceder a su información mediante la lectura, la copia y la descarga de la factura.

 
Para las Facturas de Proveedores:
 

• Ser capaz de recibir procesar y, posiblemente, validar la firma digital de las facturas recibidas en formato electrónico.
• Comunicar acuse de recibo, la aceptación (o no) de la factura y posiblemente las fechas previstas de pago.
• Publicar los datos relativos a los plazos pago y su cumplimiento.

 
 

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¿Existen ayudas públicas o subvenciones?

 
Por una parte, existe el Kit Digital que tiene ayudas específicas para destinadas a la adquisición y puesta en marcha de la facturación electrónica.
 
Gracias a los Fondos Next Generation que están llegando de UE, también existen muchas otras ayudas y subvenciones, orientadas a la Factura electrónica o a la Digitalización de empresas en general, ofrecidas por Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, Diputaciones y Cámaras de Comercio.

¿Hay sanciones previstas por incumplimiento?

 
Sí, hay sanciones previstas para aquellas empresas que no permitan a los clientes recibir las facturas por medios electrónicos o que impidan el acceso a las mismas en el periodo previsto por la ley Crea y Crece.
 
Estas sanciones pueden ser de apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros.
 
Además, las empresas incumplidoras de los plazos de pago, no podrán participar en licitaciones públicas o recibir subvenciones de la administración.

¿Además de cumplir con la Ley, hay beneficios me puede aportar el uso de la factura electrónica?

 
Más allá de que esta evolución es imparable y, todas las empresas van a tener que adaptarse, hay que decir que el uso de la Factura Electrónica comporta grandes beneficios para empresas.
 
Así pues, el mejor consejo para adoptar este cambio es plantear un proyecto con el que sacar el máximo partido a dichos benéficos, de manera que se puede llegar a obtener un retorno que puede llegar apagar la inversión realizada en las adaptaciones o implantaciones de nuevo software.

¿Estamos hablando de beneficios económicos?

 
Ahorro económico
 
Sin duda, el ahorro de costes es uno de los mayores atractivos de la digitalización de los procesos de facturas ya que permite la automatización del proceso que reduce de manera drástica el tiempo de personas dedicadas a ello.
El tiempo de estas personas se puede dedicar a tareas de mucho más valor.
 
Si además dejamos de gestionar papel, hay que pensar en el franqueo, coste del papel, la tinta de la impresora, la propia impresora y los gastos de almacenamiento de los archivos en papel.
 
Por ejemplo, en el caso de las facturas de Proveedores, el coste medio estimado de procesamiento de una factura manualmente es de 6,9 €, cuando esta factura está digitalizada se puede llegar a dividir por 10.
 
Pero también hablamos de…
 
Reducción de tiempos de proceso
 
Los procesos digitales son más eficientes, porque automatizamos.
Esto nos permitirá que se reduzca el tiempo que tarda una factura desde que entra hasta que finaliza su proceso. Lo cual nos permitirá, por ejemplo, cumplir los plazos de pago y así mejorar la relación con los proveedores y, ¿por qué no decirlo?, a evitar futuras que pueda establecer la nueva
 
O …
 
Eficacia, o reducción de errores
 
Todos los procesos manuales llevan aparejados potenciales errores humanos. Gracias a la facturación electrónica automatizada, podrás reducir ese factor humano que puede ponerte en un aprieto importante.
 
Además, en caso de presentarse cualquier problema, es posible resolverlo en cuestión de segundos. Por ejemplo, es posible automatizar la gestión de los incidentes, enviando alertas para que la persona adecuada actúe, y lo haga solamente cuando es necesario, sin tener que estar pendiente de si todo ha ido bien.

A parte de estos beneficios que tienen un impacto económico claro ¿Podemos hablar de otras ventajas de la Factura Electrónica?

 
Industrialización del conocimiento
 
La digitalización, permite a todos los usuarios trabajar en un flujo común, donde las reglas y procesos se han consensuado de antemano. Además, cualquier cambio en el funcionamiento se registra en el software una sola vez, de manera que la adaptación a las nuevas reglas es más rápida y segura.
 
Así, no solo se simplifican los procesos, además se ahorra tiempo en el procesamiento y se integra a todos los interesados bajo un mismo entorno.
Indirectamente . . .
 
Mejoramos el tiempo de onboarding
 
Todos los empleados, por muy cualificados que estén, emplean cierto tiempo en aprender procesos, sistemas y protocolos. Con el procesamiento manual, el conocimiento está en las personas, lo que dilata el proceso de onboarding de los nuevos empleados o adaptación a los cambios.
 
Con una solución tecnológica, este tiempo se reduce, ya que el conocimiento de los pasos del proceso se encuentra en la plataforma que tira de los usuarios cuando es necesaria su intervención y les guía en las acciones a realizar.
 
Transparencia
 
El proceso Digital te permite saber dónde se encuentra cada documento en tiempo real, cuál es su estado y la persona responsable correspondiente.
 
Además, ofrece trazabilidad que permite y el proceso que ha seguido una factura (qué, cuando, quién…).
 
Mejorarás la gestión
 
También se dispone de indicadores, ¿qué tipo de errores se producen? ¿Cuál es el origen? ¿Cuánto tiempo tardo en procesar?… que nos permiten tomar decisiones y actuar para mejorar el proceso .
 
Procesos más sostenibles
 
Estamos hablando de dejar de generar y utilizar papel. A parte de todos los beneficios comentados, reducimos el consumo de papel que, es evidente, es una medida que colabora a la sostenibilidad medioambiental y nos permite cumplir con la responsabilidad social corporativa.

 

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