¿Por qué debes tener un sistema de backup de Office 365?

¿Por qué debes tener un sistema de backup de Office 365?

La gran mayoría de las empresas opta por Office 365 para proporcionar a sus empleados las herramientas de productividad que necesitan. Sin embargo, es necesario contar con soluciones de terceros que cubran aspectos menos agraciados, como en necesario backup de Office 365 o el acceso a los datos personales almacenados.

 

¿Alguna vez has necesitado hacer un backup de Office 365? La fuerza de las herramientas de Microsoft Office 365 es bien conocida en el entorno empresarial para mejorar la productividad y eficacia de todos los miembros de una organización.

Pero ¿cómo proteger todos los datos con los que estás trabajando en la nube?
Y lo que es más preocupante: ¿cómo garantizar la continuidad del negocio, cumplir con las políticas corporativas de respaldo y evitar interrupciones debido a ataques de malware, errores humanos o corrupción de datos?

 

Los retos del cloud y Office 365 

Office 365 ha demostrado ser una herramienta enormemente poderosa para las empresas. A finales de 2017 había alcanzado los 120 millones de usuarios a nivel mundial.

 

Gracias a que agrupa muchas funcionalidades en un solo producto, son muchas las organizaciones que lo utilizan como herramienta de productividad.

 

Para ajustarse a las diferentes necesidades del mercado, Microsoft ofrece una gran cantidad de planes con diferentes roles y requisitos de usuarios, lo que permite a los responsables de negocio de tomar decisiones sobre el plan más adecuado para los grupos de usuarios individuales.

 

Si bien las herramientas en Office 365 proporcionan buenas capacidades en ciertas situaciones, el enfoque de Office 365 para la protección de datos, archivo, seguridad, cifrado, cumplimiento y eDiscovery no son necesariamente los mejores, ni abordan todas las necesidades de las organizaciones modernas.

 

Es importante tener en cuenta que, si bien las capacidades nativas de Office 365 generalmente satisfacen las necesidades de organizaciones más pequeñas, menos complejas y menos reguladas; se vuelve más difícil para las organizaciones más grandes, más reguladas y con más requisitos específicos obtener el máximo de la solución de Microsoft.

 

Además, los riesgos de confiar los datos corporativos únicamente a Office 365 son significativos. Ofrece una protección básica, pero no completa frente a muchas amenazas que podrían dañar los datos.

 

Entre los retos más destacados a los que se enfrentan las organizaciones que apuestan por Office 365, cabe señalar:

 

Limitaciones de archivo y gestión de documentos

La mayoría de las organizaciones que optan por Office 365 lo utilizan de forma conjunta con otras aplicaciones locales y basadas en la nube para la generación de diversos tipos de contenido.

 

Esta opción, crea un conjunto adicional de fuentes y tipos de documentos que necesitan ser protegidos, controlados y gestionados, a menudo bajo condiciones y restricciones que cambian a medida que Microsoft transforma el servicio de Office 365 y sus funcionalidades.

 

Si bien Office 365 ofrece una capacidad de almacenamiento cada vez más amplia y potencialmente ilimitada, mantener todo el contenido para siempre no es una decisión viable.

 

Además, Office 365 no ofrece el archivo completo y total (es decir, retención de todos los atributos) para ciertos tipos de contenido, como SharePoint, Skype Empresarial, ciertos tipos de mensajes y contenido de terceros.

 

Encriptación en el backup de Office 365

Office 365 ofrece un servicio de cifrado de correo electrónico, denominado Office 365 Message Encryption como parte de los planes empresariales de mayor coste y disponible como un complemento para otros planes.

 

Está diseñado para permitir que un usuario de Office 365 envíe correo electrónico cifrado a cualquier destinatario sin tener que saber qué servicio de correo electrónico, cliente de correo electrónico o capacidades de cifrado admiten.

 

El cifrado de mensajes de Office 365 (o OME para abreviar) admite mensajes de hasta 25 megas de tamaño y envía el mensaje como un archivo adjunto HTML cifrado que solo se puede ver mediante el portal de visualización de Office 365.

 

Microsoft ofrece un servicio de cifrado extremo a extremo transparente limitado, que permite una conexión segura entre dichos extremos siempre que ambos cumplan con ciertos requisitos. No obstante esto no cumple con los posibles requerimientos de una organización en cuanto a cifrado y descifrado automático de todos los mensajes, tanto para los remitentes como para los destinatarios sin pasos adicionales por mensaje y requisitos de autenticación.

 

Protección de datos en el Backup de Office

Cada usuario de Office 365 tiene una sola ubicación asignada, incluso en organizaciones multinacionales y transregionales con operaciones comerciales en múltiples regiones.

 

Esta condición determina dónde se almacenan los datos de la organización, lo que plantea problemas con organizaciones que operan con datos en diferentes regiones y tienen que atender a diferentes regulaciones.

 

Además, es necesario un acceso rápido y sin complicaciones a los mismos, para poder ejercer los derechos de los titulares como marca el reglamento europeo de protección de datos, por ejemplo.

 

Backup de Office 365

Por último, uno de los puntos menos agraciados de Office 365 es su limitada capacidad para realizar copias de seguridad completas.

 

Existe una regla comúnmente aceptada de las copias de seguridad: tres copias de los datos en dos lugares diferentes, una de ellas siempre offline.

 

La seguridad básica que ofrece Office 365 incumple esta regla, ya que solo permite la disponibilidad de la información borrada durante un corto periodo de tiempo, pero en ningún caso es una solución de backup.

 

Es como hacer una copia de seguridad de los archivos del portátil en otra parte de tu disco duro local. Una aplicación debe estar protegida por algo que no sea la propia aplicación o cuando esta no esté operativa o dañada, se perderán los datos.

 

Incluso si crees estar bien protegido, la restauración de datos puede emplear mucho tiempo y trabajo si no dispones de una herramienta de seguridad de terceros.

 

En resumen, a pesar de las muchas capacidades que ofrece Office 365 existen también ciertas lagunas que es importante conocer y que pueden resultar claves en el manejo de organizaciones de gran tamaño con requisitos que se salen de los planes más comunes.

 

 

La solución a los retos que presentan: Solución de backup gestionado de Office 365 de Semantic Systems

La solución de backup gestionado de Office 365 ofrece servicios de preservación de datos, acceso y cumplimiento de protección para sacar el máximo rendimiento a la inversión realizada en Office 365.

 

Con nuestra solución tendrás verdadera capacidad para archivar y recuperar todos los archivos digitales de Office 365.

 

Los beneficios de nuestra solución que garantizan una política de backup de Office 365 efectiva

1/ Protección integral de los datos

Esto incluye todos los datos de Office 365 de sus servicios Online de Exchange (backup, archivado y solución de Journaling), SharePoint, OneDrive empresarial y Microsoft Teams, totalmente recuperables.

2/ Ubicación de los backups a su elección

La ubicación de los backups es configurable, pudiendo alojarse en nuestro Service Center, pero también en una nube pública (por ejemplo Microsoft Azure o Amazon Web Services).

3/ Acceso de datos

Gracias a nuestra solución de backup, puedes recuperar rápidamente la pérdida de datos y otros activos de la nube.

4/ Cumplimiento de las obligaciones legales

El almacenamiento de datos personales requiere la implementación de una serie de medidas de seguridad así como la realización de tareas que tienen que ver con los derechos de los propietarios de los datos.

Para reducir el riesgo de incumplir estas protecciones (y las posibles multas derivadas) es necesario una correcta recopilación de los mismos, así como un acceso rápido para su modificación, cancelación o supresión.

5/ Administración simplificada

La administración gestionada por nuestra parte de las copias de seguridad de Office 365 hace que no se requiera de conocimientos técnicos por parte del cliente para acceder a todas las funciones disponibles.

6/ Unificado con el backup corporativo y sus políticas

Como hemos comentado, es necesario establecer políticas de backups corporativos que permitan a la empresa mantener los datos protegidos en todo momento.
Nuestra solución de backup permite integrar los backups de Office 365 en dichas políticas para mantener toda la organización en línea con los retos corporativos descritos.

7/ Búsqueda de datos integrada

Como complemento a las políticas de protección de datos mencionadas, esta solución de backup permite la búsqueda de datos a través de la plataforma de gestión, de forma que se ahorra gran cantidad de trabajo mientras se garantiza el cumplimiento normativo.

8/ Recuperación de datos inmediata

Es posible recuperar los datos gracias a las copias de respaldo de Office 365, reduciendo las interrupciones y aumentando la eficiencia, pudiendo recuperar objetos individuales mediante una búsqueda rápida.

Si deseas más información sobre nuestra solución de backup de Office 365, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te proporcionaremos toda la información necesaria para que no tengas que volver a preocuparte de la pérdida de información en Office 365.

 

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