EPM y ERP, dos siglas que a menudo van juntas pero que no siempre sabemos diferenciar. ¿Se complementan? ¿Se solapan? En el artículo de hoy te contaremos en qué consiste este tipo de software y sus diferencias con el ERP.
¿Qué es el sowtware para gestionar la economía de una empresa EPM?
EPM significa Enterprise Performance Management. Al igual que un ERP, es un tipo de software que ayuda a analizar la información económica/financiera de la empresa, permitiendo elaborar informes con el objetivo de mejorar el rendimiento empresarial.
Su núcleo está centrado en mejorar aquellos procesos que permiten a las empresas analizar, planificar y gestionar la empresa.
Sus usuarios suelen ser directores financieros y, al contrario que con un ERP, su enfoque no es tanto operativo como analítico.
Su principal diferencia con un ERP es precisamente esa: si un ERP se centra en el día a día de la empresa, en las transacciones, flujos de trabajo, inventarios, gestiones y operativas, un EPM ayuda a obtener la imagen global que permite tomar decisiones estratégicas sobre el funcionamiento empresarial y organizativo.
¿Qué diferencia hay entre EPM y ERP?
La inmensa mayoría de las empresas y organizaciones ya están familiarizadas con qué es un ERP. Entienden que, dentro de un proceso de digitalización y de modernización empresarial, es clave ser más eficaces; y que una herramienta más pequeña no soluciona los problemas financieros y operativos de su organización.
El software EPM también se considera crucial para gestionar una empresa, ya que vincula los datos financieros y operativos con otra información de utilidad.
Toda esta información ayuda a impulsar las estrategias y los planes de futuro, así como a analizar tendencias y puntos ciegos en la organización.
Está más enfocado a la gestión que un ERP y permite, no sólo ver el día a día de la empresa, sino además predecir resultados que ayudan a tomar decisiones como nuevas contrataciones, desviaciones de presupuestos, avance de cierre de operaciones, o previsiones de volumen.
Especialmente en un entorno donde la única constante es el cambio, la continua aparición de nuevos competidores complica a las empresas la posibilidad de responder rápidamente a los cambios que imperan en el mercado.
Un EPM ayuda, por tanto, a los responsables financieros a ser ágiles, a entender su datos y a tomar las mejores decisiones posibles, sobre todo en entornos de grupos empresariales complejos y con una casuística heterogénea.
¿Qué papel juega un EPM en la organización de una empresa?
Como se ha podido comprobar, un EMP no está reñido con un sistema ERP. Ambos se complementan, porque ofrecen funciones y procesos diferentes que pueden beneficiar a la empresa en ámbitos muy distintos.
Entre las tareas que puede llevar a cabo un EPM se encuentran:
- Creación de presupuestos, planificación, previsión y modelización.
- Consolidación de resultados y cierre periódico de los libros.
- Creación de informes de resultados tanto internos como externos.
- Informes de desempeño vs. planificación, comparativas con años anteriores, por divisiones o productos.
Es importante señalar que estas tareas se realizan dentro de lo que se llama “ciclo de gestión”.
Este ciclo se ejecuta al menos una vez al año, aunque se recomienda que se lance trimestralmente, o con mayor frecuencia, (mensual), si fuera necesario.
El objetivo del software EPM es garantizar que las metas y los objetivos estratégicos sean claramente comunicados y comprendidos por los gerentes, y se reflejen en sus presupuestos y planes.
Lograr que los diversos departamentos de una organización estén alineados en torno a las metas y los objetivos es un punto de partida crítico que puede solucionar un EPM. En la utilización del EPM se ven involucrados y beneficiados varios departamentos dentro de las empresas, vease: Comercial, RRHH, Administración/Financieros, etc…
Pero si bien este tipo de software es importante para que toda la organización trabaje en la misma línea, también es importante para que se cumplan los objetivos.
Por eso, un EPM es de tanta utilidad en un mercado cada vez más volátil e impredecible.
La presentación periódica de informes y la revisión de los resultados por parte de las partes interesadas internas (el equipo de gestión) y las externas (la junta directiva y los inversores) son formas de sacar el máximo partido a la potencia de un EPM.
Para lograrlo, se pueden generar informes mensuales, trimestrales o anuales; aunque en determinadas industrias es necesario reducir su frecuencia, como por ejemplo, en el sector retail o en el manufacturero.
En otros sectores, como por ejemplo los servicios financieros o el transporte, estos informes se pueden generar a diario, ya que las situaciones pueden cambiar rápidamente y es crucial tener información actualizada que permita tomar decisiones informadas.
No debemos olvidar que un EPM incluye la monitorización de indicadores clave de rendimiento o KPIs, que permiten a los gerentes de los diferentes departamentos entender las tendencias clave del mercado y predecir comportamientos futuros.
En última instancia, permite al gerente responder rápidamente cuando el negocio o el departamento no se comporta como se espera, en aras de planificar y hacer ajustes que garanticen que se cumplen los objetivos de negocio previstos.
En última instancia, permite al gerente:
- Responder rápidamente cuando el negocio o el departamento no se comporta como se espera, en aras de planificar y hacer ajustes que garanticen que se cumplen los objetivos de negocio previstos.
- Obtener la visión real/global de un grupo empresarial a partir de los datos financieros consolidados del mismo.
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Beneficios empresariales del software EPM
Cada generación de software EPM ha aportado nuevos beneficios a los usuarios y organizaciones. Las hojas de cálculo ayudaron al personal de contabilidad y finanzas a acelerar el proceso de captura, registro y cálculo de datos en su momento.
Posteriormente, el correo electrónico permitió que fuera más fácil compartir esos datos entre miembros de la misma organización.
El software EPM ayuda hoy en día a las organizaciones a aumentar la eficiencia al eliminar las hojas de cálculo, a mejorar los procesos de planificación e informes a través de bases de datos centralizadas, flujos de trabajo y control de procesos.
Todo ello ayuda a impulsar la rendición de cuentas en toda la empresa al alinear los objetivos estratégicos, financieros y operativos, ampliando los participantes en el presupuesto y ofreciendo a los gerentes información más relevante, y mejorando la coordinación entre departamentos.
El software EPM en la nube es el siguiente paso. Basado en los beneficios del software EPM tradicional, facilita y agiliza su implementación, reduce el coste, aumenta la velocidad y admite una colaboración mejorada en toda la empresa.
Ayuda a las organizaciones a automatizar las tareas manuales, acelera los procesos financieros clave y permite una mejor alineación entre los departamentos financiero y de operaciones.
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El software EPM complementa un ERP y otros sistemas de TI
Si bien el software EPM es de gran valor para las empresas, no puede hacerlo todo en solitario.
Se basa en datos capturados y generados en otros sistemas, como los procedentes de los ERP, HCM, CRM y otros.
El poder de una plataforma de EPM es que está diseñada para recopilar datos de múltiples fuentes, como presupuestos, previsiones, informes financieros, y modelos.
Aunque los gerentes a veces se confunden entre el rol del software EPM y el del ERP, en realidad son bastante complementarios y trabajan mejor juntos. Los sistemas ERP se centran en la automatización de los procesos transaccionales, mientras que los sistemas EPM se centran en la automatización de los procesos de gestión.
En ocasiones también puede haber cierta confusión sobre la función del software EPM frente al software de inteligencia empresarial (BI).
El software de EPM y el de BI están relacionados, y ambos forman parte del segmento de software más ampliamente conocido como análisis de negocios.
En la actualidad, muchos EPM incluyen herramientas integradas de inteligencia empresarial y análisis, que se pueden utilizar para informar y analizar datos de las aplicaciones de EPM y otras fuentes.
En resumen, si quiere no sólo tener controlados los procesos operativos de tu negocio, sino ir más allá y poder auditar, supervisar y analizar tu empresa, le conviene complementar su ERP con un software EPM.
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Luis A. Vázquez, unidad INFOR.
Licenciado en Ciencias Empresariales, Executive Master en Dirección Financiera Instituto Empresa, (IE Business School), con más de 20 años de experiencia en Departamentos Financieros, participando en procesos de implantación de diversas herramientas de gestión, especialmente en las áreas de Consolidación, Presupuestación y Reporting en Grupos en entornos nacionales y multinacionales